Har ni minst 50 anställda på arbetsplatsen? I så fall omfattas ni av nya visselblåsarlagen som nu träder i kraft – och behöver vidta åtgärder utifrån det. CRD Protections visselblåsarteam reder ut vad som gäller och ger sina bästa tips på hur ni kommer i gång.
Den nya visselblåsarlagen, som trädde i kraft den 17 december 2021, innehåller både krav, rättigheter och skydd som inte har funnits tidigare i den svenska lagstiftningen.
Den mest uppenbara skillnaden jämfört med tidigare är att alla verksamheter med fler än 50 arbetstagare behöver inrätta en visselblåsarfunktion med särskilda regler för rapporteringskanaler och att visselblåsaren hålls hemlig och skyddas mot repressalier.
– En annan nyhet är att fler än tidigare omfattas av skyddet och möjligheten att larma om missförhållanden. Utöver medarbetarna handlar det exempelvis om volontärer, praktikanter, konsulter och andra som har en direkt koppling till verksamheten, förklarar Peter Nilsson, vd på det svenska säkerhetsföretaget CRD Protection som har specialiserat sig på visselblåsartjänster i Sverige.
Senast i juli 2022 ska arbetsplatser med fler än 249 anställda ha infört en visselblåsarfunktion och i december året därpå gäller detta även för verksamheter med minst 50 anställda, men Peter Nilsson menar att det finns många skäl utöver de rent lagmässiga att införa en visselblåsarfunktion.
– Till att börja med borde det ligga i allas intresse att snabbt upptäcka och åtgärda oegentligheter på arbetsplatsen, oavsett om det finns en lag som kräver det eller inte. Förutom att det visar att ni som arbetsgivare tar de här frågorna på allvar, så minimeras ekonomiska och varumärkesmässiga skador.
Läs även: 20 vanliga frågor och svar om nya visselblåsarlagen
Vanligt med missuppfattningar om visselblåsning
Även om social hållbarhet har blivit en allt viktigare och vanligare del i affärsstrategin inom många företag, så är det fortfarande många som inte känner till vad som gäller med den nya visselblåsarlagen och alla fördelar som kommer med en bra visselblåsarfunktion.
– Man kanske är rädd för att det ska komma fram information i ärenden som man inte är van att hantera, eller att det tar tid och kostar mycket pengar, men så behöver det inte alls vara. Om man inte har kunskapen i verksamheten så finns det seriösa aktörer som erbjuder professionella helhetslösningar, säger Peter Nilsson på CRD Protection.
En annan vanlig missuppfattning är att det kan bli många utredningar och att det i sin tur kan innebära ökade kostnader.
– Faktum är att det i snitt bara sker ett fåtal larm per 1000 anställda och år, och av dessa är det inte ovanligt med allmänna klagomål om den egna arbetssituationen, fastighetsfrågor och annat som inte omfattas av visselblåsarfunktionen. Det är alltså inte särskilt vanligt att man behöver inleda utredningar av det här slaget, säger Nilsson och fortsätter:
– Dessutom är det inte leverantören, utan företrädare för verksamheten, som avgör om en utredning ska inledas eller ej. Ett sådant beslut bör dessutom föregås av en handlingsplan med tidsuppskattning från utredaren för att man ska kunna hålla en god kostnadskontroll.
Läs mer: Köp av visselblåsarfunktion – den kompletta guiden
Visselblåsarlösning med alla delar som krävs
För att underlätta för svenska företag att inrätta en professionell visselblåsarfunktion har CRD Protection arbetat intensivt under det senaste året med att analysera behoven och ta fram en tjänst som utgår från marknadens och lagstiftarens högt ställda krav.
– Vår ambition är att kunna erbjuda det bästa som finns på marknaden, och med det menar jag en användarvänlig och komplett lösning som är lätt att implementera och som håller högsta kvalitet, säger Peter Nilsson.
Det finns redan ett antal aktörer som erbjuder visselblåsarfunktioner, men Peter Nilsson förklarar att många är inriktade på den tekniska lösningen med rapporteringskanal och till viss del mottagningsfunktion, vilket innebär att bedömningar och utredningar antingen måste skötas av anställda på företaget eller att ytterligare en extern leverantör måste anlitas för detta.
Å andra sidan menar han att sådana enklare lösningar faktiskt kan rekommenderas i vissa fall, förutsatt att den aktuella verksamheten redan har medarbetare som är oberoende, självständiga och har god utredningskompetens.
– Men i praktiken är det väldigt få som har den kompetensen ute på arbetsplatserna, och vi uppmuntrar alla att jämföra de här enklare alternativen med de heltäckande lösningarna som finns på marknaden.
CRD Protection har exempelvis en digital rapporteringskanal med anonym tvåvägskommunikation, en mottagningsfunktion med dedikerade säkerhetsspecialister och en utredningsfunktion där det arbetar tidigare poliser och seniora utredare från försäkrings- och finansbranschen.
Peter Nilsson berättar också att det finns en särskild kundportal där man när som helst kan logga in för att följa ärendets status och ställa frågor direkt till utredaren.
Läs mer: Heltäckande visselblåsarfunktion
Video: Visselblåsarprocessen på 90 sekunder
Tar det inte mycket administrativ tid?
– Nej, åtminstone inte för dem som har en helhetslösning, men jag förstår frågan eftersom det också är en vanlig missuppfattning. Det viktiga är att hitta en bra arbetsprocess redan från början för att hantera tidsaspekten. Vår tjänst bygger exempelvis på att vi under delar av processen måste rapportera till en intern styrgrupp med ett fåtal personer, som på ett medelstort företag kan behöva lägga någon timme per kvartal på det här, säger Peter Nilsson.
Peter Nilsson har under lång tid arbetat med utredningar av interna oegentligheter och oklara försäkringsfall.
Han lyfter särskilt fram funktionen med den anonyma tvåvägskommunikationen mellan utredare och visselblåsare som gör att ingen, inte ens utredaren, behöver veta identiteten på visselblåsaren för att ärendet ska kunna utredas.
– För oss är det en självklarhet att ha den funktionen, eftersom den både ger möjlighet till lagstadgad återkoppling till visselblåsaren och samtidigt gör att man kan ställa följdfrågor som i många fall kan vara helt avgörande för att kunna gå vidare med utredningen. Det är i sin tur viktigt för att upprätthålla förtroendet för tjänsten och för att dra lärdomar av vad som föranledde missförhållandet, så att man kan vidta åtgärder och minska riskerna för att det händer igen, säger han.
Peter Nilsson, vd på CRD Protection.
Köp av visselblåsarfunktion – den kompletta guiden
CRD:s specialister har samlat sina bästa råd i en fullmatad guide om vad ni bör tänka på när ni inför en visselblåsarfunktion som både ska vara effektiv, användarvänlig och anpassad efter den nya lagstiftningen.
Fyll i formuläret nedan för att ta del av guiden!
Guiden tar bland annat tar upp vilka delar som behövs, vad som kan skötas internt och externt, fallgroparna ni ska undvika och kraven ni bör ställa på leverantören.
