Den nya visselblåsarlagen, som nu träder i kraft, skapar ett starkare skydd för visselblåsare och innebär att alla verksamheter med fler än 50 anställda ska införa säkra rapporteringskanaler för detta. Det innebär att flera tusen svenska företag står inför beslutet att köpa in en visselblåsarfunktion som överensstämmer med den nya lagstiftningen, men var börjar man?
1. Se över behoven och överväg extern lösning
Den här är i grunden en fråga om trovärdighet, effektivitet och lagstiftning. Om ni vet att de tre delarna kan upprätthållas genom hela processen genom en intern lösning så kan det vara aktuellt. I annat fall bör ni överväga tjänster som erbjuds av externa aktörer på marknaden.
Frågan är i så fall om ni vill lägga ut allt, eller bara delar, i visselblåsarprocessen. Följande delar behövs:
- En rapporteringskanal där visselblåsaren kan anmäla sitt ärende. Det erbjuds ofta digitala lösningar för detta, men det ska även finnas en möjlighet att larma via telefon eller ett möte.
- En mottagningsfunktion som tar emot och bedömer inkomna ärenden på ett objektivt sätt. Om det är ett visselblåsarärende kan det antingen utredas internt eller externt. Professionella externa leverantörer kan i det läget ge en initial bedömning på utredningstid och utredningsåtgärder, men det är alltid upp till verksamheten att bedöma om man ska gå vidare med en utredning eller ej.
- En utredningsfunktion som kan utreda ärendet på ett objektivt och professionellt sätt med hjälp av intervjuer, dokumentationsinhämtning, it-forensik och annan relevant metodik.
- En styrgrupp i verksamheten som består av 2-4 personer (exempelvis chefsjurist och säkerhetschef). Den gruppen kan med fördel delta på avstämnings- och leveransmöten med den externa leverantören.
Vissa leverantörer, som CRD Protection, erbjuder en helhetslösning med rapporteringskanal, mottagningsfunktion och utredningsfunktion, medan andra företag erbjuder delar av detta.
Gällande rapporteringskanal går det att ordna detta internt, men många väljer ändå en extern lösning. Dels eftersom det redan finns användarvänliga, säkra och effektiva alternativ på marknaden för någon tusenlapp i månaden, dels eftersom det ofta ingjuter ett större förtroende för tjänsten.
För att mottagningsfunktionen ska uppfattas som trovärdig bör personerna som tar emot och bedömer ärendena vara oberoende och ha en hög integritet, samtidigt som det underlättar att ha en god erfarenhet av utredningar och lagstiftning för att göra rätt bedömningar. Det finns bland annat krav på självständighet, tidsfrister, gallring och skydd för den enskilde att ta hänsyn till.
När det gäller utredningar är det svårt att förutse omfattningen, men det är självklart alltid upp till er att avgöra om en utredning ska inledas och om det i så fall ska göras internt eller externt. Vissa verksamheter har delat upp det så att mer kvalificerade utredningar sköts externt och att enklare ärenden hanteras internt, vilket kan vara ett sätt att minska kostnaderna, men säkerställ att utredningarna alltid kan skötas på ett professionellt och objektivt sätt.
Läs även: 20 vanliga frågor och svar om nya visselblåsarlagen
2. Se till helheten och fråga efter mervärden
Även om rapporteringskanal, mottagningsfunktion och utredningsfunktion måste finnas med, och att en del leverantörer erbjuder detta i en paketlösning, så bör ni fundera på om det finns något mer i processen som är viktigt för just er – och som kan ingå i ert avtal med leverantören.
För att ni ska få en effektiv visselblåsartjänst räcker det inte med att köpa in den. Det är också viktigt att alla känner till vad som gäller, exempelvis om vad som kan anmälas och vilka som kan anmäla, och för detta krävs en bra visselblåsarpolicy och plan för internkommunikationen. Det är också viktigt att styrgruppen i verksamheten, alltså de som är själva kontaktytan gentemot den externa leverantören, får en övergripande kunskap om lagstiftningen och visselblåsarprocessen genom en initial utbildningsinsats. Detta är något som bör finnas oavsett om funktionen sköts internt eller externt.
Anonym tvåvägskommunikation i själva rapporteringskanalen bör också prioriteras, eftersom det ger möjlighet för utredaren att ställa följdfrågor till visselblåsaren, vilket i sin tur ger en betydligt ökad chans att ärendet utreds ordentligt – så att ni kan förebygga liknande missförhållanden i framtiden.
Ett fåtal leverantörer erbjuder även reducerade utredningspriser vid helhetsupplägg, samt omvärldsbevakning som tilläggstjänst med syftet att snabbt identifiera missförhållanden om verksamheten som framkommer i sociala medier, internetforum eller nyhetsmedier som kan föranleda en intern utredning.
3. Ställ krav på leverantören
Oavsett vilken leverantör ni väljer så kommer det att uppstå frågor längs vägen, antingen om tjänsten i sig, aktuella ärenden eller annat som kräver viss rådgivning. Därför bör ni ha en kundansvarig kontaktperson som är lättillgänglig, tar initiativ till uppföljningar och som ni alltid kan vända er till.
Se också till att leverantören kan säkerställa en god kostnadskontroll. CRD Protection erbjuder exempelvis alltid en övergripande handlingsplan, där det bland annat framgår en uppskattning av antalet arbetstimmar som kunden får ta ställning till innan en utredning inleds.
Leverantören bör också kunna säga hur lång tid som mottagningen och bedömningen av ett ärende maximalt får ta, och ge kontinuerliga råd om hur processen kan förbättras för att göra den ännu mer kostnadseffektiv.
4. Börja i tid
Det finns några datum som är extra viktiga att hålla koll på:
- Den 17 december 2021 trädde den nya visselblåsarlagen i kraft.
- Senast 17 juli 2022 ska verksamheter med fler än 249 arbetstagare, samt alla offentliga verksamheter ha inrättat en visselblåsarfunktion.
- Senast 17 december 2023 ska verksamheter med fler än 50 arbetstagare ha inrättat en visselblåsarfunktion.
Trots att det ännu är en tid kvar och att många leverantörer, som CRD Protection, erbjuder lösningar som går snabbt att implementera så är det viktigt att förstå själva syftet med en visselblåsarfunktion: att snabbt och effektivt upptäcka och hantera missförhållanden på arbetsplatsen för att värna en sund och rättvis arbetskultur som alla har nytta av – och det finns ingen anledning att vänta med det.
Genom att inte vänta in i det sista med att införa en funktion visar ni som arbetsgivare dessutom att ni tar de här frågorna på största allvar. Sammanfattningsvis kan man säga att ju tidigare ni hanterar den här frågan desto snabbare kan ni hantera eventuella missförhållanden, vilket i sin tur kan minska era ekonomiska risker och öka ert arbetsgivarvarumärke.
