För att en visselblåsarfunktion ska fungera optimalt måste den vara lätt att förstå och använda. Det är också viktigt att du som visselblåsare känner dig trygg med att du under hela processen kan vara anonym i dina kontakter med utredaren och att du får kontinuerlig återkoppling i ärendet. Det här är vårt sätt att arbeta.
1. Anmälan från visselblåsare
Anmälan sker genom ett säkert formulär som kan nås från alla enheter. Länken till formuläret finns på verksamhetens intranät eller motsvarande. Samtidigt informeras anmälaren om hur denne kan kommunicera anonymt med CRD:s utredningsfunktion i den fortsatta processen. Detta görs via en särskild visselblåsarportal, som visselblåsaren omedelbart får inloggningsuppgifter till i samband med att ärendet skickas in. Kom ihåg att spara dessa uppgifter på ett säkert ställe och att logga in regelbundet för att kunna svara på eventuella följdfrågor från mottagnings- och utredningsfunktionen.
Anmälan kan även göras via telefon och fysiskt möte, se kontaktuppgifter här.
2. Bedömning av ärendet
CRD:s mottagningsfunktion får en notis i systemet om att det har inkommit ett nytt ärende. En initial bedömning görs om huruvida ärendet faller inom ramen för visselblåsarfunktionen eller inte. Detta avgörs utifrån aktuell lagstiftning samt verksamhetens interna visselblåsarpolicy. Om ärendet är kvalificerat för detta går processen vidare till nästa steg.
I annat fall återkopplar CRD:s mottagningsfunktion till styrgruppen inom den berörda verksamheten för vidare hantering av ärendet. Styrgruppen är på förhand utsedd av verksamheten och består i normalfallet av 2-4 personer, exempelvis chefsjurist och säkerhetschef. Oavsett utgång i ärendet är du som visselblåsare anonym.
3. Handlingsplan
Styrgruppen informeras muntligen om det inkomna ärendet och möjligheterna att utreda detta utifrån uppskattad tidsåtgång, åtgärder och scenarier.
4. Återkoppling till visselblåsaren
CRD:s utredningsfunktion återkopplar till visselblåsaren om status i ärendet, exempelvis om utredning inleds eller ej, och skälen för detta.
5. Utredning av ärendet
Fortsatt anonym dialog mellan utredare och visselblåsare, samtidigt som ytterligare information inhämtas via exempelvis intervjuer, IT-forensik och intern dokumentation. CRD Protections lösning ger möjlighet till en digital anonym tvåvägskommunikation så att visselblåsaren kan vara anonym under hela processen, även gentemot utredaren.
6. Kvalitetssäkring och granskning
En specialist på CRD granskar sammanställningen och slutsatserna. Eventuella följdfrågor utifrån detta ställs till visselblåsaren.
7. Utredningsrapport
Utredningen redovisas skriftligen i en kundportal, som kräver inloggning med Bank-ID och som endast den utsedda styrgruppen har tillgång till. Därefter följer en muntlig rapport för styrgruppen, som fattar beslut om fortsatt hantering. Det kan exempelvis handla om kompletterande utredning, arbetsrättsliga åtgärder eller att ärendet avslutas.
I samband med detta återkopplar utredaren även till visselblåsaren om aktuell status i ärendet.
Visselblåsarprocessen på 90 sekunder
